Fouten maken we allemaal; het gaat erom wat je ermee doet

Ben je ontevreden, vertel het ons

Telefonisch oplossen klacht

Vaak kunnen klachten het beste tijdens een goed gesprek (telefonisch of in persoon) worden opgelost. Wij verzoeken je daarom eerst contact op te nemen voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak. Als de klacht een bepaalde persoon betreft, heeft het de voorkeur dat je eerst probeert om met de betreffende persoon tot een oplossing te komen. Lukt dit niet of heb je redenen om dit niet te willen, dan kun je ook contact opnemen met Marc Deykerhoff (mocht het zijn functioneren betreffen, dan kun je vragen naar Cyril Haeve).

Formele schriftelijke klachtenprocedure

Is je probleem met een gesprek niet verholpen of leent de klacht zich volgens jou niet voor een gesprek, dan kun je de klacht formeel schriftelijk indienen. Dit kun je via onderstaande formulier indienen. Het formulier kun je ter attentie van Marc Deykerhoff sturen, of als hij zelf bij de kwestie betrokken is, ter attentie van Cyril Haeve.

Overigens kun je er ook voor kiezen om de klacht telefonisch door te geven aan een van onze medewerkers. Vermeld daarbij nadrukkelijk dat je de klacht wil laten behandelen via de officiële klachtenprocedure. De medewerker zal dan het klachtenformulier tijdens het telefoongesprek invullen; je ontvangt hiervan twee kopieën. We verzoeken je één exemplaar ondertekend te retourneren.

Verloop procedure

De gang van zaken is daarna als volgt: Marc Deykerhoff of Cyril Haeve zal je klacht zo spoedig behandelen en met jou en de andere betrokkenen overleggen om tot een bevredigende oplossing te komen. Lukt het hem niet om binnen enkele dagen inhoudelijk te reageren, dan zal hij in ieder geval binnen enkele dagen de ontvangst van je klacht bevestigen. In de meeste gevallen zal hij ook contact met je opnemen om te overleggen over de verdere stappen. Ook kun je om een nadere toelichting of verdere informatie vragen.
Doelstelling is om je klacht in ieder geval binnen drie weken af te handelen. Mocht dit uitlopen, dan word je over de reden daarvan geïnformeerd en ook verder op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Uiteraard ontvang je na afronding een schriftelijke bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Overige aspecten klachtenregeling

Mede in verband met beroepsreglementering zullen alle aspecten van de afhandeling van je klacht worden vastgelegd. Uiteraard zal zorgvuldig en vertrouwelijk met de informatie worden omgegaan. In bepaalde situaties kan het noodzakelijk zijn om extern advies in te winnen bij professionele onafhankelijke instanties. Met het indienen van je formele klacht word je daarom toestemming gevraagd om (kopieën van) relevante stukken ter beschikking te stellen aan die eventuele deskundigen. Zoals bij ons gebruikelijk vragen wij hen voor geheimhouding te tekenen.

Tot slot: als je een klacht hebt en ons dat laat weten, waarderen wij dat zeer. Je geeft ons hiermee immers een tweede kans. Je kunt ervan verzekerd zijn dat wij alle gegronde klachten meenemen in de evaluatie van onze organisatie en onze uiterste best doen om maatregelen te nemen om herhaling van het betreffende probleem te minimaliseren.

Formele klacht indienen

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.